KBS TASARIMINDA
KURUMSAL CHECK-UP VE VERİNİN ÖNEMİ
KBS’nin başarılı bir şekilde projelendirilmesi önemlidir. Çünkü kbs e-belediyenin temelidir, membaıdır. E-belediyecilik sistemleri diye adlandırılan sistemler aslında kent bilgi sistemlerinden beslenirler. Elektronik ortamda sunulan tüm hizmetlerin temelinde kbs vardır. Bu nedenle ne kadar başarılı bir kbs varsa o kadar başarılı bir e-belediye vardır.
Bu nedenle, KBS tasarımına geçmeden önce kurumun bir çekapının yapılması gereklidir. Bu çekup neticesinde kurum rehabilite edilip kbs için hazırlanmalıdır. Bu göz ardı edilerek tasarlanmış olan kbs çalışmaları başarısızlıkla sonuçlanmıştır. KBS tasarımına ve projelendirilmesine başlanmadan önce yapılacak çekup süreci şöyle özetlenebilir:
YAPILMASI GEREKEN ETÜTLERBu çek-up çalışması sırasında bazı araştırmalar yapılmalıdır. Bunlar:
1. Personel Profili ile ilgili etütler
a. Kurum çalışanlarının bilgisayar ve bilişim sistemleri ve teknolojilerine bakış açılarının tespiti
b. Personelin bu konudaki isteklilikleri ve konuyla alakalılık yüzdelerinin tespiti
c. Bu konudaki bilgi ve eğitim seviyelerinin tespiti
d. Personelin yeterliliklerini sistemi yürütebilecek seviyeye çıkarabilmek için gerekli eğitim programları ile ihtiyaç duyulacak yatırımların planlanması
e. Mevcut personel içinde sistemi kurabilecek ve yürütebilecek yeterlilikte olanların profillerinin çıkarılması
f. Buna göre yeni nitelikli personel ihtiyacının tespiti
g. Bu ihtiyaca göre personel giderlerinin finansmanı ile ilgili tedbirlerin tespiti
2. Teknolojik altyapı ile ilgili etütler
a. Mevcut pc, mac, yazıcı, tarayıcı vs.ve yan aparatlarının tespiti
b. Kurulacak sistem için hangi teknolojik konfigürasyonlara ihtiyaç duyulacağının tespiti
c. Mevcut ve ihtiyaç duyulan konfigürasyonlar arasındaki farkların tespiti (Mevcutlar içinde yeterli olanların değerlendirmeye alınması yatırım maliyetini azaltacaktır.)
d. Bunlara göre ihtiyaç duyulacak yazılımların tespiti ve lisanslama ile ilgili gerekli raporların hazırlanması
3. Vatandaş ile ilgili etütler (Kentli memnuniyeti açısından)
a. Kurumun vatandaşın kurumdan ne beklediğini öncelikle tespit etmesi gerekir. Bu iş için çeşitli anketler yapılabilir.
b. Yasal çerçevede bu beklentilerin ne kadarının karşılanabileceğinin tespiti
c. Bunların karşılanabilmesi için nerelere ve ne gibi yatırımların yapılması gerektiğinin tespiti
4. Kurum ile ilgili etütler (Kolay yönetim ve etkin denetim açısından)
a. Kurumdaki mevcut idari yapılanmanın tespiti
b. Kurumdaki mevcut idareci profillerinin tespiti
c. Kurumdaki mevcut Yönetim zafiyetlerinin tespiti
d. Bunlara göre kolay yönetim ve etkin denetim için mevcut durumda ne gibi değişikliklerin öngörüldüğünün tespiti
e. Bu değişikliklerin -yasal ve siyasi kriterler dikkate alındığında- ne kadarının mümkün olduğunun tespiti
f. Bu değişimin uzun zaman alacağı düşünülürse; Bunların içinde sistemin sekteye uğramaması için acilen hangi tedbirlerin alınması gerektiğinin tespiti
5. Veri Tabanını Verileri İle İlgili Etütler
a. Öncelikle hangi veri tabanının kullanılacağı tespit edilmelidir.
b. Mevcut verilerin durumu (hangi formatta olduğu, hangi ortamda olduğu, Güncellik durumu vb.)
c. Toplanması gereken verilerin tespiti
d. Sistemde bulunması gereken tüm verilerin bir topolojik tasarım altında toplanması ve hiyerarşilerinin belirlenmesi
e. Bu verilerin nerelerden ve hangi kurumlardan toplanacağının tespiti
f. Toplanacak verilerin durumu (hangi formatta olduğu, hangi ortamda olduğu, Güncellik durumu vb.)
g. Bu verilerin elde edilebilirliği
h. Kullanıma devam edilecek mevcut sistemlerin veri tabanlarını birbirleri ile konuşturabilecek taban bir veri tabanı oluşturulması
i. Mevcut ve toplanacak olan verilerin bir standarda sokulabilme durumu
j. Verilerin toplanmasında hangi metotların kullanılacağı
k. Toplanan verilerin zaman içinde güncelliğini koruyabilmek için alınması gereken tedbirler
l. Veri toplama ve düzenleme maliyeti
6. Performans yönetimi etütleri
a. Kurumda her birimin görev tanımları ayrı ayrı yapılmalı
b. Devşirme (Asli olmayan görevler) asli birimi bünyesinde tanımlanmalı. Bu herkesin üzerine düşen görevi yapıyor olması nedeniyle motivasyonu ve dolayısıyla da verimi artırıcı etki yapar.
c. Tanımları yapılan bu görevler iş akış şemaları ile düzenlenmelidir. İş akış şemalarındaki her basamak iş için halihazırda uygulamada karşılaşılan tüm senaryolar dikkate alınarak minimum ve maksimum iş bitiş zamanları belirlenmelidir.
d. Bu tespitin ardından her iş için ideal bir iş bitiş zamanı öngörülmelidir. Ve iş akış şemaları bu zamanların gerektirdikleri gibi revize edilmelidir.
e. Personel profili başlığı altında ki eğitim programları ile de desteklenmek şartı ile bu iş akış şemaları personele tebliğ edilmeli ve buna uyulması yaptırım altına alınmalıdır.
f. Bu çalışmalar aynı zaman da kurumun ISO 9001 kalite belgesi alması için yapılacak bir beyin fırtınası çalışmasının parçası olarak ta yapılabilir.
g. Burada önemli olan ISO 9001 kalite belgesi almak değil kaliteyi sürekli kılmak olduğuna göre belirlenen performans yönetimi projesinin ve ilkelerinin tam olarak uygulanmasını sağlamak, performansı değerlendirmek ve yönetmek için de gerekli altyapının planlanması gereklidir.
Bu etütler kbs’nin önündeki sorunları bertaraf etmek için elimizi güçlendirecektir. Bunlar:
1. YÖNETİMİN BAKIŞ AÇISI
Bir kent bilgi sistemi uygulamasının başarılı olabilmesinin öncelikli şartı; kurumsal desteğin kazanılmasıdır. Kurum desteğinin kazanılabilmesi için, öncelikle kent idarecilerinin;
- Sistemin gerekliliğine ve yararlılığına,
- Sistemin kendini fazlasıyla amorti edebileceğine,
- Tam bir kentli memnuniyeti sağlayacağına olan inançlarının tam olması,
- KBS sorumlularının tam bir uyum içerisinde çalışması gerekir.
2. GEREKLİ BÜTÇENİN TEMİNİ
Birçok durumda, yöneticiler sistemin yararlılığına ve uygulanması gerektiğine tam olarak inanırlar, ancak gerekli olan finansmanı sağlamakta güçlük çekebilirler. Çünkü KBS başlangıç aşamasında pahalı bir yatırım gerektirir. Ancak, uzun vadede sistemin sağlayacağı ekonomik kazanç, başlangıç aşamasındaki bu gideri karşılayabilecek hatta kâra dönüştürebilecek boyuttadır. Bu açıdan bakıldığında, KBS’nin uygulanabilmesi için bütçe ihtiyacının karşılanması yerel yönetimlerin önündeki önemli sorunlardan biri olarak gözükmektedir. Kent bilgi sistemi; oldukça yüksek maliyetlere katlanmayı gerektirir. Ama meyvelerini toplamak zaman alabilir. Yerel yöneticiler seçimle gelirler ve bunca yatırımın neticesini en geç görev sürelerinin ortalarında görmek isterler. Bundan emin olamadıkları için de yatırımdan kaçınırlar. Bazı belediyelerin KBS’yi kurmakta gecikmelerinin temel nedeni de budur.
Şekilde fayda maliyet analizi grafiği görülmektedir.
Görüldüğü üzere başta büyük yatırımlara katlanacak olan kurum, Daha sonra sabit işletme giderlerine karşın maksimum fayda elde edebilecektir. Üste para bile kazanabilir.
Bu durumda en önemli görev kent yöneticilerinin danışmanlarına ve sistem tasarımcılarına düşmektedir. Onların bu konudaki tecrübeleri ve yöneticileri ikna kabiliyetleri ile sistemin gerekliliği konusunda idareciler ikna olabilirler.
3. RE-ORGANİZASYON İHTİYACI (KURUMUN YENİDEN YAPILANDIRILMASI)
Belediyeler bünyesindeki birimlere bakıldığında, bunların tamamına yakınının diğer birimlerden bağımsız, yalnızca kendine özgü işlevleri yerine getiren birimler oldukları görülür. Bunun bir sonucu olarak da ortak kullanılan bazı bilgi/verilerin her birimde bağımsız olarak oluşturulup kullanıldığı düşünülürse, veri tekrarı ve önemli ölçüde kırtasiye, zaman ve emek israfının ortaya çıktığı görülür. Bu sorunun giderilmesi ve yerel yönetimlerin kurumsal ve teknolojik gelişmelere paralel olarak büyüyebilmesi için, mutlaka kurum bünyesinde yeni yapısal bir re-organizasyona ihtiyaç vardır. Buna göre işlem adımları belirlenip, iş tarifleri yapılarak, idari yapının görevleri ve iş süreçleri yeniden ve açık bir şekilde belirlenmelidir.
Belediyenin tüm birimleri birbirleri ile tam bir entegrasyon ve uyum içinde çalışır hale getirilmelidir.
4. MEVCUT ALTYAPI BİLGİLERİNDEKİ KAYIT EKSİKLİĞİ
Tablo/tekst bilgilerinin yanında, KBS’nin en önemli veri kaynaklarından biri de grafik veriler, yani güncel haritalardır. Yerel yönetimlerin hemen hemen tamamında Coğrafi Bilgi sisteminin altlıkları olan bu verilerin büyük bir kısmı mevcuttur. Ancak, içme suyu, kanalizasyon, atık su, doğal gaz gibi altyapıya ait bazı grafik veriler yine yerel yönetimlerin büyük çoğunluğunda mevcut değildir veya mevcut olsa bile KBS’de kullanılabilecek hassasiyete sahip değillerdir. Bu nedenle altyapıya yönelik tüm faaliyetlerde detaylara ilişkin konum bilgilerini edinilmesi ve sayısallaştırması zorunludur.
Bundan sonra da, altyapıya ilişkin ihale şartnamelerinin bu eksikliği giderecek şekillerde profesyonelce hazırlanması gerekir. Bu şekilde sonradan sayısallaştırma gibi ikinci bir külfete katlanmaya da gerek kalmaz.
5. VERİLERİN BİR STANDARDİZASYONA SAHİP OLMAYIŞI
Ülkemizde KBS uygulamalarının henüz yeni olmasından da kaynaklanan nedenlerden dolayı, gerek verilerin temini ve kullanımı gerekse sistem bütününde bir standardizasyon eksikliği mevcuttur. Bu eksiklik halen devam eden KBS tabanlı proje çalışmalarında hissedildiği gibi, gelecekte KBS’lerin bir bütün içinde değerlendirilmesi gündeme geldiğinde de kentsel bilgilerin paylaşılmasında önemli bir sorun olacaktır. (e-devlet projesi ve 2005/20 sayılı başbakanlık genelgesi)
( Bu konuda Türkiye genelinde Ulusal Veri Değişim Formatı –UVDF- adıyla yeni bir standart geliştirilmiştir. Tüm kbs yazılım firmaları ve kurumlar verilerini bu formatta okuyup yazabilmek durumundadırlar.)
Ayrıca KBS’ler açık yapıda, browser tabanlı ve servis odaklı olarak planlanmalıdır.
6. NUMARATAJIN YETERSİZLİĞİ
KBS çalışmalarında, pratikte karşılaşılan önemli bir sorun da, özellikle yeni yerleşim alanlarında, bazı cadde ve sokaklara isim verilmemiş olması, bir cadde veya sokağın nereden başlayıp nerede bittiğinin tam olarak bilinememesi veya kapı numaralarının yönetmeliklere uygun olarak verilmemiş olması, aralara ilave numaralar eklenmiş olmasıdır. Yine Numarataj ile ilgili bir diğer sorun da, bina kapı numaralarının grafik haritalar üzerine işlenmemiş ve belediyenin elinde sayısal olarak bulunmuyor olmasıdır. Dolayısıyla harita ile adres bilgileri arasında bir kopukluk söz konusudur.
KBS temelde adres bilgisi üzerine inşa edileceğinden, numarataj konusundaki bu eksikliklerin giderilmesi, yapılması gereken ilk işlerden biridir. Tatbikî oluşturulacak bu adres bilgi sistemi kendini sürekli güncelleyen canlı bir yapıya sahip olmalıdır.
2007’de yapılan bir çalışma sonunda numarataj işi, merkezi nüfus idaresi üzerinden yürütülse de sistemdeki eksiklerin bir kısmı hala devam etmektedir.
7. PERSONELİN DİRENCİ
Kamunun neredeyse tamamında alışkanlıklarının değiştirilmesine karşı personelin bir direnci söz konusudur. Az ya da çok bu böyledir. Bazıları, yeni sistemler kurulunca kendilerine ihtiyaç kalmayacağından ve bu nedenle ya işlerinden olacaklarından ya da pasif göreve çekileceklerinden korkarlar. Bazıları konu hakkında tek bilgi sahibi olarak tüm kurumun kendisine mahkum olmasından duyduğu haz ve ego tatmininden mahrum kalacaklarını bildikleri için direnç gösterirler. Kimileri de "-ben ne güzel çalışıyorum. Düzen böyle kurulmuş gidiyor işte. Sorun yoksa, çalışıyorsa kurcalama kardeşim." mantığıyla bakarak direnç gösterirler.
Personeldeki bu direniş, yeni sistemlerin kurulmasının önünde engeldir. Öncelikle bu sorunu çözmek gerekir. Bu da seminer ölçeğinde, özel ve katılımcı eğitimlerle mümkün olacaktır. İnsanları bir odaya doldurup sıkıcı kbs-gıs eğitimleri vermek soruna çözüm değildir.
SİSTEM TASARIMI:
Bütün bu tespit ve analizler yapılıp, gerekli raporlar alındıktan sonra yapılması öngörülen değişikliklerin ve tasarımların maliyetleri tespit edilmelidir. Bundan sonra kent bilgi sistemi tasarımına başlanabilir. Burada:
• Daha önce yapılan analizler sonucunda sistemden neler bekleneceği
• Sistemin yasal çerçevesi ve sorumluluklarının neler olduğu
• Sistem için ihtiyaç duyulan teknolojik yatırımların tespiti ve hangi sıraya göre yapılacağının programlanması
• Sistem için gerekli olan kalifiye personel ve yönetici ihtiyacının tespiti
• Sistemin tamamen kurulup tamamlanmasına kadar geçecek süre içinde hangi iş ve işlemlerin yaptırılacağı ve her iş için İş akış diyagramlarının hazırlanması gibi konular önem kazanmaktadır
SİSTEM TASARIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR:
1. Sistemin kesin tasarımına geçmeden önce bu iş ile iştigal eden yazılım firmalarının bilgilerine ve demolarına başvurulmalıdır. Onların ve hâlihazırda çalıştıkları kurumların tecrübeleri yaşanmış hataların yeniden yaşanmasına engel olacaktır.
2. Bu çalışma sırasında tasarımcının aklında yeni fikirler şekillenecek ve böylece o günün şartlarında neredeyse mükemmel ve eksiksiz bir sistem tasarlanmış olacaktır.-Neredeyse-diyorum çünkü en iyi ve ya mükemmel hiçbir zaman yoktur. Her zaman daha iyisi vardır.
3. Sistem en az emek ve zaman harcanarak en az personel ile yürütülebilecek şekilde tasarlanmalıdır.
4. Kurumun tüm birimlerinin birbirleri ile tam bir entegrasyon içinde olması önemlidir.
5. Veriler merkezi bir serverde ortak bir veri tabanında tutulmalıdır. Hatta mümkünse yazılımların da server üzerinden çalıştırılması uygun olacaktır. Bunun birçok getirisi de vardır. Bu yüzden yazılımların web tabanlı olmaları önerilir.
SİSTEM İKİ TARAFLI OLARAK TASARLANMALIDIR.
1. Vatandaş tarafı (Bilgi edinme ve belediyeye gelmeden iş ve işlemlerini yapabilme vergi ödeyebilme ve internet üzerinden belediye hizmetlerine ulaşabilme vb.)
2. Kurum tarafı (Kolay yönetim ve tam denetim )
a. Sistemde güncellenebilir veriler bulunmalıdır. Tüm veriler otomatik olarak güncellenebilir şekilde
tasarlanmalıdır.
b. KBS bir sistemler bütünüdür. Bir çok alt sistemden oluşur. KBS’nin iki ana bileşeni vardır.
i. GIS (Coğrafi bilgi sistemi)
ii. MIS (Yönetim bilgi sistemi)
KBS bu iki sistemin çatısı altında diğer alt sistemlerin de birleşiminden oluşur. Önemli olan bu iki ana sistemin ve alt sistemlerinin birbirleri ile tam bir entegrasyon içinde çalışmasıdır. 5215 sayılı kanun gereğince stratejik planların yapılabilmesi için gıs ve mıs’ın bütünleşik yapıda olmaları gerekir.
c. Sistem iyi ve amaca yönelik, verimli bir şekilde çalışabilmesi için tam, doğru ve güncel bilgiye ihtiyaç duyar. Bunun için sistem kurulumu sırasında iyi ve kapsamlı bir bilgi toplama çalışması yapılması gerekir.
d. Toplanan bu bilgiler KBS yazılımlarıyla yorumlanarak her ihtiyaç duyanın ihtiyacı olduğu kadarıyla ve yetkisi nispetinde kullanabileceği hale getirilmelidir. Unutulmaması gereken önemli bir konu vardır. KBS yaşayan bir sistemdir. Canlı bir organizmadır. Sağlıklı bir şekilde yaşayabilmesi de bazı şartlara bağlıdır. Bunlar:
(KBS Sağlıklı bir şekilde yaşayabilmesinin unsurları)
1. Otomatik olarak güncellenen veri yapısı
Sahadan bir kez veri toplamak sistemin başarısının devamı için yeterli değildir.Bu bilgilerin sürekli güncel ve doğru kalmasını sağlayacak güncelleme mekanizmaları da kurulmalıdır.
2. İyi ve keskin bir yetkilendirme:
Kent yöneticilerinden vatandaşa kadar her konumdaki kullanıcıların hangi bilgiye ne şartlarda ulaşabilecekleri, bu bilgiler üzerinde hangi yetkileri kullanabilecekleri, kimlerin veri güncelleme, yedekleme, silme ve değiştirme yetkisine sahip olacakları kesin ve kati bir yetkilendirme mekanizmasına tabi olmalıdır.
3. Dijital arşivleme:
Sistem kurulumu sırasında önce mevcut arşivler sayısallaştırılmalıdır. Sonra da arşive girecek her türlü evrak ve bilgi sistem bünyesindeki yazılımlar ile sayısallaştırılarak dijital arşiv canlı ve güncel tutulmalıdır. Hatta özellikle iş takipçilerinden ve özel sektörden gelen evrak ve bilgileri belli bir formatta sayısal olarak ta (CD’de veya diskette) istemek te mümkündür.
4. Doküman yönetimi:
Bu kuruma gelen her türlü evrakın yazı işlerinde kayda alındıktan sonra taranarak bilgisayar ortamına aktarılması ve kurum içinde dijital olarak bilgisayar ağları üzerinden dolaşımının sağlanması demektir. İlgili memurlara evrak network üzerinden ulaştırılır, takibi network üzerinden yapılır. Bu işleyiş sırasında dijital imza kullanılır. Ve en son işlem tamamlandıktan sonra tekrar yazı işlerinden print edilerek son amirin ıslak imzası ile vatandaşa veya ilgili üçüncü kişi ve kuruma iletilir.
KBS’ NİN PROJELENDİRİLMESİ:
Bütün bunlar kbs’nin omurgasının tasarımında dikkate alınması gereken konulardır. Bu kbs omurgası ana iş tanımlarını içerecektir. Kesin tanımları yapılan bu ana iş kolları sonradan değiştirilmemek üzere bir sıraya konmalıdır. Bundan sonra bu ana iş kolları ayrıntılara bölünmeli bunların her birinin tanımı yapılıp aralarında öncelik durumuna göre sıralanmalıdır.
KBS uygulamaları sırasında yapılan önemli bir hata; Kent bilgi sisteminin yada kurmak istenilen sistemin tasarımını yapanların bu tasarımlarını projeye dönüştürmüyor olmalarıdır.
Başta ihale yasaları olmak üzere mevcut yasal düzenlemelere göre yukarıda anlatıldığı üzere tasarlanan sistemin iş ve işlemler bakımından belirli bir sıraya konulması, bu sıralamadan sonra hangi işin –ihale ve inşaat dönemi de dikkate alınarak- hangi zaman periyotlarında yapılabileceğinin ve o iş için ne kadar süre verilmesi gerektiğinin analizleri yapılmalı ve sırayla iş ve işlemlerin yapılma (başlama ve bitiş tarihleri) süreçlerini gösteren çizgisel bir zaman tablosu hazırlanmalıdır. Buna paralel olarak iş ve işlemlerin yaklaşık maliyetleri de bu tablonun altında izlenebilecek şekilde düzenlenmelidir.
Tablo tamamlandıktan sonra son bir kez daha gözden geçirilmeli, sıralama ve zamanlamadaki hatalar düzeltilmelidir. Eksik görülen iş tanımları da sisteme eklenmelidir. Böylece kbs’miz projelendirilmiş olmaktadır. Bu proje bir rapor eşliğinde idarenin onayına sunulmalıdır. KBS projesi oldukça yüklü bir bütçeye ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle idareye finansman konusundaki öneri paketleri de sunulmalıdır.
Proje şekil olarak ve işlem sırasına göre irdelenip olur aldıktan sonra artık tüm yatırımlar projedeki sıraya göre yapılmalıdır. Bu hataları ve iş çıkmazlarını önleyecektir.
Sistem tasarlanırken sık elenip sık dokunmuş ve gerekliliği kesin kabul görmüş olan işlerden oluşan projedeki hiçbir görev veya iş bütçe yetersizliği durumunda iptal edilmemelidir. Bu gibi durumda işlerin zaman çizelgesinde blok olarak ötelenmesi (ertelenmesi) daha akıllıca olacaktır. Tamamen iptal edilen işler kbs’nin eksik olarak kullanıma açılmasından dolayı daha sonra sistemi sekteye uğratacak sonuçlar doğurabilirler.
Bu şekilde projelendirilmiş bir kbs ile idareler (Yöneticiler): (Atlayabilirsin)
1. Hangi işin ve yatırımın hangi sırayla ve ne zaman yapılacağını
2. İşin ne kadar zamanda tamamlanacağını
3. İşin yaklaşık yatırım maliyetini öğrenebileceklerdir.
4. Bu, kent yöneticilerine yıllık ve beş yıllık planlar yapabilmelerini, bütçelerini ve yatırım programlarını daha sağlıklı ve isabetli yapabilmelerini ve kentli memnuniyeti konusunda kendilerine hedef koyabilmelerini sağlayacaktır.
KBS tasarımcıları ve uygulayıcıları açısından da birçok fayda sağlayacak olan proje ile tasarımcılar da:
1. Daha planlı ve programlı hareket edebilecekler
2. Ne kadar zamanları olduğunu önceden bildikleri için ona göre hareket ederek gereksiz acelecilikten ve
telaştan kurtularak, daha rahat ve daha sistemli bir çalışma içinde olabileceklerdir.
3. Bu kadar planlı ve sistemli çalışmanın sonucunda da tabi başarı elde edilecektir.
VERİ (BİLGİ) TOPLAMA SAFHASI VE KBS İÇİN ÖNEMİ
Veri toplama (Saha envanteri) çalışması kent bilgi sisteminin olmazsa olmazıdır. Kent bilgi sistemi adından da anlaşıldığı üzere bilgi ile kurulan ve bilgi işleyen bir sistemdir. Nasıl ki metal hammaddeler (Demir, alüminyum, bakır vs.) toprak altından çıkarılmadan otomobil fabrikaları çalışamazsa, ormanlardan ağaçlar kesilip kereste haline getirilmeden mobilyalar üretilemezse çalışma alanından (Kentten) bilgiler toplanıp sisteme entegre edilmeden de KBS çalışamaz. Bu durumda KBS yazılımlarının içi boş birer kutudan ibaret olduklarını söylemek mümkündür.
Uygulama alanı olan kentten sözel öznitelik bilgileri toplanıp daha önce oluşturulmuş coğrafi veriler ile ilişkilendirilmeleri gerekir. Ancak bu şekilde CBS ve KBS yazılımlarının çalışması mantıklı olur ve bu yazılımlara ve donanımlara yapılan yatırımlar yerini bulmuş ve amacına ulaşmış olur.
Saha envanteri çalışmasından önce kentin bilgi toplanacak coğrafi ve sözel verileri listelenmelidir. Bunlar:
1. Halihazır (Topografik) haritalar
2. Kadastral haritalar
3. Yerleşime uygunluk (deprem, heyelan ve sel gibi doğal afet) haritaları
4. İmar planları
5. Alt yapı haritaları (Elektrik, su, doğalgaz, telefon, kablolu tv, atık su ve yağmur suyu kanalları vs.)
6. Üstyapı haritaları (Yolların tür ve kaplama cinsleri, kaldırım-tretuvar durumları, park ve dinlence yerleri ile yürüyüş ve bisiklet parkurları vs)
7. Numarataj Planları
8. İşlenmiş Görüntüler
9. Fotoğraf
10. Ortofoto
11. Uydu görüntüleri
12. Tematik haritalar şeklinde kent ölçeğinde değişiklikler gösterebilecek bir şekilde sıralanabilir.
13. Sözel veriler ayrıca ihtiyaca göre belirlenmelidir.
Coğrafi ve sözel verilerin birbirleri ve sözel öznitelik bilgileri ile ilişkilerine bakacak olunursa; Kişilere ve objelere özgü sözel bilgiler ile coğrafik verilere özgü öznitelik bilgileri sonuçta coğrafik veriler ile birleşerek kent bilgi sistemini oluşturmaktadır. Esasen bunların bağımsız veri tabanlarında bulunup bağımsız hareket etmeleri de düşünülemez.
Bu ve buna benzer kalemler halinde coğrafi veriler hazırlanıp sınıflandırılarak bir veri tabanında toplanmalıdır. Bunlardan birbirleri ile alakalı olanlar arasında gerekli ilişkilendirme işlemleri yapılmalıdır.
Kurumun halka sunmayı planladığı hizmetlerin bir envanteri çıkarılmalıdır. Bunlar halkın kurundan beklentileri ile karşılaştırılmalı ve örtüşen hizmet başlıkları teke indirgenmelidir. Eldeki mevcut veriler de dikkate alınarak kent yaşayanlarının ekonomik ve sosyo kültürel seviyede portreleri çıkarılmalıdır. Bütün bunlara istinaden genel olarak belirlenen hizmetleri sunacak olan kurum personelinin de portreleri çıkarılmalıdır. Mevcut durum ile olması gereken durum karşılaştırılmalıdır.
Bütün bu istatistikler belirlendikten sonra sahadan toplanacak verilerin neler olduklarının tespitine geçilebilir. Bu aşamada Kurum içi birimlerin temsilcilerinden ve hatta mümkünse kurum dışından da temsilci alınarak bir komisyon kurulmalıdır. Bu komisyonun ve saha envanteri çalışmasının yönetimi bu konuda uzman ve deneyimli kişilerden oluşan bilgi işlem birimlerinde olmalıdır. Bu komisyon sahadan toplanacak olan veri türlerini önce gruplandırmalı ve türlerine göre ayırmalıdır. Her veri grubu altında alt gruplar belirlenebilir. Genelden özele (Kabadan ayrıntıya) inilerek bir veri ağaç yapısı öngörülmelidir.
Bu veri yapısına istinaden saha envanter anketleri hazırlanmalı ve toplanmak istenen veriler bu anket formlarında sorular la ifade edilmelidir. Daha sonra da kent ölçeğinde ihtiyaç duyulan şekilde gruplar halinde kapı kapı gezilerek bu veriler toplanır ve havuzda bir araya getirilir. Burada daha önce belirlenen veri ağacı yapısına göre sınıflandırılarak ayrıştırılırlar. En sonunda da coğrafi veriler ile ilişkilendirilmek suretiyle son şekilleri verilmiş olur. Bundan sonrası KBS yazılımları ile yapılacak yetkilendirme ve yönetim işlemleridir.
KBS İÇİN GRAFİK VERİ DOĞRULUK GEREKSİNİMLERİ
Coğrafi veritabanında bulunacak verilerin hangi hassasiyet derecelerinde olmaları gerektiğinin de önceden belirlenmesi gerekir. İdeal olanın fazlasını yapmak her zaman doğruyu yapmak değildir. Gereğinden fazla hassasiyet arayışı hem daha fazla iş yoğunluğu hem de daha fazla maliyet demektir. Coğrafi verileri oluşturan haritalar için kbs platformunda gerekli olan ölçek ve hassasiyet değerleri aşağıda verilmiştir.
1. 1:500 - 1:1000 ölçekli mühendislik uygulamaları içeren bilgi sistemleri için cm doğruluk gerekir.
2. 1:5 000 ölçekli Şehir planlama için m üzeri doğruluk gerekir.
3. 1:50 000 ölçekli çevresel planlama için 5m üzeri doğruluk gerekir.
Coğrafik verilerin elde edilme yöntemleri de incelenirse, Hangi yöntemden en iyi verimin alınabileceği ve hangi yöntemin ne amaçla kullanılabileceği stratejisi de geliştirilebilir. Kentin, kentlinin ve kurumun yapısına göre değişebilen hassasiyet oranları belirlenip buna göre bilgi toplama ve oluşturma stratejileri belirlenmelidir.
VERİ TOPLAMA VE İŞLEMENİN KBS PROJESİNDEKİ YOĞUNLUK ORANI
Kent bilgi sistemi kurulum sürecinde, ilk başta yapılacak donanım ve yazılım yatırımının akabinde asıl yoğunluğu veri oluşturmaktadır. Daha açık ifadeyle KBS’nin en uzun ve en yoğun işlemlerini veri toplamak, işlemek ve yönetmek oluşturmaktadır.
KBS kurulum sürecindeki iş ve işlemleri ana başlıklar altında gruplandırırsak bunu daha açık bir şekilde görmek mümkün olacaktır. Burada gerçekçi olması için Bursa Büyükşehir belediyesinin kbs projesindeki maliyet gerçekleşme oranları örnek alınmıştır. Proje sürecinde yapılan yatırımlar:
1. Donanım yatırımı
2. Yazılım yatırımı
3. Müşavirlik hizmetleri yatırımı
4. Eğitim yatırımı
5. Veri işleme-uyarlama çalışmaları Olarak gruplandırılır ve yatırım maliyet-gerçekleşme oranları tablosu ortaya çıkar.
Aşağıdaki grafikten veri işleme ve uyarlamanın tüm projenin neredeyse yarısını oluşturduğu görülmektedir. Sistemin toplam donanım ihtiyacının yatırım maliyeti, toplm proje maliyetinin %24’ünü; Yazılım yatırımı %19’unu; Müşavirlik hizmetleri alımı %6’sını ve Eğitim yatırımı da %5’ini tutmaktadır.
Bu istatistik açıkça gösteriyor ki, KBS’nin asıl yükü, asıl iş yoğunluğu, yatırım canavarı kalemi bilgidir. Bu da saha envanterinin önemini ortaya koymaktadır. Saha envanteri ne kadar sağlıklı ve gerçekci ise KBS de o kadar başarılı ve verimlidir. Bu nedenle saha envanteri anket formlarında bulunacak soruların hazırlanması tüm birimlerin ehil temsilcilerinin üyesi oldukları kamisyon tarafından hazırlanmalı ve bu komisyonun yönetimi ve koordinasyonu da bilgi işlem birimlerinde olmalıdır.
Şekil ’de Bursa belediyesi kent bilgi sisteminin proje bileşenlerine ait verilerin toplanması aşamalarındaki maliyet gerçekleşme oranları grafiksel olarak verilmiştir.
Şekil dikkatlice incelenecek olursa kbs projesinin toplam veri toplama maliyetinin %39’luk kısmı kadastro ve imar bilgilerinin oluşturduğu coğrafik verilerin toplanmasına ayrılmıştır. İkinci sırayı %23 ile coğrafi verilerle alakalı öznitelik (Sözel) bilgiler yeralmıştır. Bunlara %16’lık pay ile temel haritalama maliyetleri de eklendiğinde toplam kbs yatırımının (%39+%16+%23=%78) lik kısmını veri toplama ve işlenmesi için yapıldığı ortaya çıkmaktadır. Kalan %22’lik kısım ise teknik altyapı, fizibilite ve bilgi ağı gibi projelendirme ile ilgili bilgilerin temininde harcanmıştır.
Azmi GÜN
GIS ve e-belediye uzmanı (Bilişim sistemleri danışmanı)
